【項目（專案）管理師】企業專案管理資訊化的意義

發表人 jose 於 2008/6/23 15:32:35

　　在2l世紀，資訊技術將更具有戰略意義，它可以使網上虛擬專案團隊共用群體元件應用技術、多媒體技術以及企業範圍的專案管理軟體，從而可以對專案進行更協作、更熟練的管理，也更容易實現專案目標和組織目標。資訊時代的專案管理將極大的改善專案的運作方式，具體表現在以下方面：

　　（1）組織間的溝通：在網路時代，每一個專案都可以從會議與協作工具中受益，它能使分散的專案團隊成員通過電子形式即時地參與會議。在專案組成員較分散時，專案團隊關於商業和技術管理方面的大量文檔資料將隨時可供查閱，既方便快捷，而且儲存費用也不高，解決了專案組經常碰面所帶來的不便。在資訊時代，專案可以從各種各樣的群件應用程式中進行選擇，以達到這些要求。

　　（2）企業範圍的項目管理工具：在資訊時代，給市場創造產品或提供服務的專案團隊需要提高估算專案開發所需要的資源和時間的能力。傳統模式下的專案估算工具往往得出的估計缺乏準確性和可靠性，而以此為基礎來分配項目團隊成員的估計量，最終將會給專案帶來巨大的損失。在資訊時代，管理者可以使用以知識為基礎的估算工具，這種估算工具以專案管理資訊系統結合使用。以知識為基礎的估算工具是利用可靠的內部或外部知識，編制一個詳細的任務層次計畫，包括專案大小、複雜程度、分類、語言和其他屬性等的工具。在21世紀，只有少數技術專家使用這些工具來管理高科技專案的情況將越來越少，企業中會有越來越多的項目專家使用這些工具。這個趨勢要求專案團隊清楚地認識這些系統給組織帶來的利益，以及購買和維護這些系統的成本。

　　專案管理資訊系統的發展早期的專案管理軟體只能在大型電腦上應用，適用於大型專案的管理，且系統功能比較單一，應用範圍也有限，隨著小型和微型電腦的發展和普及，以小型和微型電腦為基礎的專案管理軟體得到了廣泛的應用，這些軟體可以應用於各種商業活動，通常有便於用戶操作的圖形介面，可以幫助用戶安排好活動，制定工作任務，計畫時間進度，把握任務之間的關係，管理好資源，控制專案進程。用於控制簡單或者中小型項目，使用其實時掌握專案進度的完成情況、實際成本與預算的差異、資源的使用情況等資訊。

　　專案管理資訊系統（PMIS）與企業管理資訊系統（MIS）有明顯的區別。MIS服務於企業的人、財、物、產、供、銷等的管理，進行資訊的收集、傳輸、加工、存儲、更新和維護、以人事管理、財務管理、設備管理等為目標，支援企業高層決策、中層控制、基層運作的集成化的人機系統。PMIS中採用的方法即專案管理的方法，主要是運用動態控制原理，對專案管理的投資、進度和品質方面的實際值與計畫值相比較，找出偏差，分析原因，採取措施，從而達到控制效果。因此，PMIS主要包括專案投資控制、進度控制、品質控制、合同管理和系統維護等功能模組。

　　基於專案資訊門戶（PIP）是在對專案實施全過程中項目參與各方產生的資訊和知識進行集中式管理的基礎上，為專案參與各方在Internet平臺上提供的一個獲取個性專案資訊的單一入口，其目的是為專案參與各方提供一個高效率資訊溝通和協同工作的環境。與傳統專案參與方資訊的分散保存和管理不同，基於專案資訊門戶（PIP）的專案管理具有以下特點：

　　（1）加強了資訊的存儲與溝通——通過資訊進行集中和共用式的存儲與管理，提高了資訊交流的效率，降低了資訊交流的成本，提高了資訊交流的穩定性、準確性和及時性。

　　（2）提高了資訊的可獲取性和可重用性——使專案資訊的使用者可以不受時間和空間的限制，並改變了資訊的傳送媒介。

　　（3）改變了專案資訊的獲取方式——PIP通過資訊的集中表達和有效管理，資訊獲取者可以根據業務處理和決策工作的需要來獲取資訊，緩解了“資訊超載”現象， 提高資訊利用和專案決策的效率。

　　企業實現項目管理，是指企業按照項目管理的理論和方法管理企業或企業內的一次性任務。在企業內實現一種管理思路有很多種辦法，如建立一套規章制度、通過各種體系認證等，最終目的是通過管理體系的運行達到管理目標。通過運行管理軟體構造企業管理體系是一種切實可行的辦法。一個成熟的專案管理系統中貫穿了科學的專案管理理念、積澱了專案管理實踐經驗，在軟體的實施過程中，對規範企業的管理行為、形成專案管理體系能起到事半功倍的作用。

　　企業的專案管理資訊系統應該具備以下特點：
　　功能和結構應當與企業組織整體機制相適應；
　　操作流程應當符合專案管理的基本方法和企業專案管理的方法；
　　易學易用，便於企業各級管理人員使用；
　　及時綜合專案資訊，提供即時、準確的專案資料；
　　為高層決策者提供多計畫、多專案的全部資訊；
　　對進度計畫、工作完成情況和預測做出更新，做出專案績效評估報告；
　　具備開放性，便於和其他系統功能整合，容易升級；
　　具備優先順序管理和預警系統；
　　為工作在不同等級的各種干係人提供不同的功能與等級的資訊；
　　支援在地理上分隔的虛擬團隊；
　　提供歷史資料庫，收集公司特定資訊並對未來進行計畫和估算；
　　減少行政管理的負擔；
　　支持標準的建立和多專案的一致性；
　　提供書面溝通和專案交換的中央集散地。

　　根據Gartner的調查，到2006年，超過50%的企業將會採用各種各樣的專案管理系統和服務來管理部門之間的合作，合理分配資源，追蹤利用率和成本。根據調查，使用專案管理工具的獲得的收益如下：投資收益率增加25%；生產能力增加15%；節省時間15%；工作效率增加20%.PMIS對企業項目管理的實施能起到事半功倍的作用。

　　資訊化建設是一種管理的變革和改造，由於它涉及到企業的方方面面，所以資訊化建設的實施是一個企業全員的行為，而不只是單個部門的行為。資訊化專案決不僅僅是流程的自動化，它一定是帶動著管理模式及業務流程的優化，如果沒有業務部門的全力參與甚至是起主導作用的話，根本不會取得成功。抓好組織落實工作。在起步階段，應選擇有能力的專案實施經理及成員，這對系統的初始建設具有重要作用。要加強對成員專案管理方法的學習與深刻理解，加強資訊化知識的學習，提高自己對管轄領域資訊化建設的分析決策能力。資訊化的實施過程是一個艱苦的、反復的過程，只有堅定信念，持之以恆，才能取得結果，否則必然會半途而廢。

　　需要專案管理資訊系統來支援和提高企業專案管理體系。專案管理資訊系統本身不會提高專案經理的能力，但可以提高效率。選擇專案管理軟體要根據專案類型和專案經理的能力來選擇，比如是進行單專案管理、還是企業級的多專案管理。