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【人力資源管理師】公司規模何時需要建立HR部門
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註冊日期:
2006/06/13 17:52
來自 台北
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一個公司應該有多少雇員之後才需要建立人力資源部門?隨著公司的成長,有必要使用人力資源管理功能,但是這並不需要成立一個人力資源部門。事實上,30年來的經驗表明,直到該公司至少有50名員工,此“部門” –其實是一種職能-可以由一人組成或掌控,而那個人往往會感到沮喪。

借助外包薪資管理和寫作初步的雇員手冊等事項和如今眾多的人力資源軟體,一個人應該能夠完善和執行此職能。

當然,這一主旋律也有變奏。在一些公司招聘是一個主要的活動,有可能需要有一位元元人力資源行政人員或“福利人員”和一位招聘人員。但在大多數的小公司一位辦公室經理就夠了。

以往,其他人都不想或沒有能力承擔的職能和責任使得公司需要成立一個人力資源部門。從招募培訓新員工,寫工作說明,跟蹤出勤率,建立和監督公司政策,到監督福利,人們需要一個人力資源通才來協助高級管理層建立結構和控制行政費用。事實上,我很久前就覺得人力資源人員最初的頭銜應該是“行政經理”。

假設你被聘請和要求設立一個人力資源的功能,你需要做什麼?

第一步是確定意識到這一職能的必要性的經理的期望。在非常小的公司,這往往是老闆或最高級經理。他或她剛從有一個律師或一群律師參加的研討會回來,被律師指出的遵守聯邦及州勞動法規的複雜性嚇得要命。用下面列出的一些職責,與該經理完成一份至少列出職務涉及範圍的工作說明。

在此之後,確定一份有關你的公司的守則。最基本的是有關工資和工作時間,員工類別,雇傭資格確認表 ,統一綜合預算協調法案,休假(包括規定因地區而異的產假和家庭假期),性騷擾,以及很多其他的事項。

然後,確定你是否需要有一本員工手冊或其他正式的守則和程式手冊,涵蓋從把公司建立為自由雇傭的公司到福利的一切事項。如果已經有一本手冊存在了,確定它遵守聯邦和各州法規且符合公司的最佳利益。

是否所有的基本政策都被包括了?這些政策可以被按組分為就業條件,福利和紀律程式。是否有一個指出的企業和員工的權利和義務的平衡?

看看現有員工檔案,如果沒有檔案存在,收集所有檔成為一份連貫的人事檔案。至少,你應該有就業申請表或簡歷,公司雇員的報稅表,員工可能簽署的保險單,和績效評估表。我也希望看到員工工作的開始日期,表現評語,升遷和工資變化。由於人事記錄仍然依靠紙張和檔,不要過於依賴電腦檔案。(此外,這類電腦檔案似乎在當今經常消失。)

誰來管理薪酬?過去人力資源部和會計部總是爭著管理薪酬。我不知道為什麼會有人想管它,它也確實更屬於會計範圍。但是,如今的做法是外包薪酬管理給薪酬管理服務商(或是一家可以提供這種服務的銀行) . 公司雖然仍有通知薪酬管理服務商員工個人工資的變化,扣減,和最終支付的責任,但薪酬管理服務商是以後的方向。薪酬管理服務商在服務的品質和數量上會有不同,所以你需要比較。不要讓一個薪酬管理服務商賣給你超過你所需要的服務……這意味著你必須對你的需要做一些研究。

福利管理應獨立於薪酬管理。即使你擁有世界上最好的經紀人(你只需要每半年考察他一下),你也總是有此類的內部管理。此外,你將承擔回答有關保險類型,各選擇的不同之處和雇員成本的問題的責任。人力資源人員能夠對公司做出貢獻的方式之一就是控制福利成本,這意味著定期審查有關政策,確定不會有直接或間接增加保費,福利卻減少的情況。

應當有一個人負責新員工的培訓。告知新員工的福利待遇和公司的政策,所以你需要是這方面的專家。

公司有賠償制度還是更像隨意提議?是否有工作描述?職務說明?賠償與責任掛鉤嗎?工資增加與對公司的貢獻掛鉤嗎,即按業績計薪?你需要一個分級補償制度嗎?與主流意見不同,我不能肯定一個有少於50名員工的公司需要外聘一名薪酬分析專員。我知道一個有少於20名雇員的公司就不需要這樣做。同時,這些問題也都只是反問句。

人力資源具有你應該考慮的信息功能。政策的變化,福利的變化,甚至法律的改變必須通知給所有員工。主要的變化可能要求培訓,如幾年前的有關性騷擾的事項。醫療保險的重大變化(與失業保險或傷殘保險不同-對有傷殘保險的州而言)需傳達給所有受影響的員工。因此,人力資源人員在資訊迴圈中承擔傳遞的角色。

我已經離開了招募工作,因為它可以是,但並非總是較小公司的主要功能。一些小公司非常穩定,也許在12個月的時間只雇用一個新雇員。另一些公司是在競爭很激烈的行業,招聘本身可以是一個職能。面試,選拔和安置員工是招募工作的一部分,其中的技巧十分重要。聘請了錯誤的人會付出極其昂貴的代價。因此,如果招聘是一個重要的職能,符合該公司的最大利益的做法是,有專業的招聘人員和另一名雇員來處理所有其他職能。(招聘人員必須精通福利,政策和程式,但他或她的主要職能將是用“最合適”的工資找到和雇用最好的員工,也就是說,工資會讓申請人滿意並且公司負擔得起。)

當然還有其他的責任,但它們應被視為次要的。雖然多樣化可能在 “社會性頭腦”經理的名單上高居前位,如果僅強調諸如此類的事項或非事項,不要期望可以坐上主管的位子。盡可能呆在與風險管理,規劃和成本有關的領域吧。

委託別人準備聖誕晚會和公司野餐應該是你的首要任務。不要成為公司的“油輪總監”。你有更重要的事情要做。

資料來源:HR管理世界



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2011/12/22 02:50



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