永誠諮詢顧問有限公司

【項目管理師】如何啟動開展“企業級項目管理” - 行銷管理文章及討論 - 證照‧進修學習討論區 - 永誠諮詢顧問台北中心

永誠諮詢顧問有限公司 學員登入 學員註冊 永誠諮詢顧問有限公司 網站導覽 永誠諮詢顧問有限公司 台北教育中心 繁简互換
永誠諮詢顧問有限公司粉絲團
中醫進修 【永誠中醫進修】永誠中醫研習班 打造全方位中醫人才  TQUK 證照 永誠推薦在職進修達人李若瑟(證照達人),輔導您國際證照,考證率高!  中醫進修 由世界針灸學會聯合會頒發 國際針灸醫師證照、國際中醫醫師證照、國際推拿醫師證照,敬請把握。  TQUK 證照 毒食品風暴!食品安全受重視,健康管理師證照、營養師證照瞬間爆紅!立即行動,搶得國際級證照 
字體大小





【項目管理師】如何啟動開展“企業級項目管理”
版主
註冊日期:
2006/06/13 17:52
來自 台北
文章: 1438
等級: 32; EXP: 48
HP : 0 / 787
MP : 479 / 35114
在市場需求快速變化、新技術不斷湧現、多專案併發、資源有限的環境下,由於專案延期、資源衝突、專案執行不力等原因導致的專案失敗,最終導致了企業戰略計畫難以實現。是誰決定了專案的成敗,是專案經理嗎?如何避免因無序、混亂而導致的失敗和挫折,滿足不斷變化的市場需求和面對挑戰?專案經理從專案的角度對專案進行管理和企業從組織的角度對一批專案進行管理,最終的結果有本質的不同。從專案的角度管理好專案,即要做好專案管理;從組織的角度管理好一批專案,則是要做好企業級專案管理。企業級專案管理將專案管理理念滲透到企業管理和流程控制的方方面面,它從整個企業的組織程式、工作流程、專案和資源組合等方面對企業進行精確的、全局化的戰略規劃,它奠定了企業面對不斷變化的市場需求和挑戰做出快速的、資訊周詳的決定和採取合適行動的基礎。

企業在開展專案管理的過程中應深刻認識到:提高企業專案管理水準,只靠提高專案人員的管理能力是不夠的,企業自身更需要建造完善的企業級的專案管理體系與流程。下面,筆者將通過實際案例來對如何建立企業級的專案管理體系和流程進行描述。首先,對企業當前的專案管理狀況和未來的願景進行充分的評估,在此基礎上明確了我們面臨的挑戰和問題,確定了“價值實現、基礎建設、持續改進”的原則,將開展企業級專案管理的過程分為了“啟動、逐步推進、全面開展”三個實施階段。開展和推行企業級專案管理會帶來創新和管理的變革、思想意識的變革,雖然面臨著多種困難,但我們還是成功的積累了一定的知識和經驗,而最直接的結果是對專案的運作、管理模式進行了全面的改進,企業逐步建立了一套適合自身發展的專案管理體系和流程。

1、第一階段:“啟動”階段

1.1 評估現狀

在這個階段,首先應明確建立企業級專案管理的過程受誰的影響大、對誰有影響,挖掘他們的需求、期望和目標,請他們參與進來,組織他們進行討論,分析企業的專案管理現狀和所面臨的困難,在此基礎上形成了評估報告。評估報告顯示:1、企業的項目類型複雜。既有新產品開發、市場推廣和實施服務類型的專案,又有企業組織建設、流程控制等類型的專案,涉及的部門多、業務流程多,流程變動多。2、專案管理體系缺乏。一些不通用、不規範的專案管理方法越來越缺乏效率,缺少企業級專案管理的工具和平臺,對專案無法進行高效的管理和監控,缺乏統一的協調性,企業和員工的經驗、知識無法積累,資訊分散,無法共用。3、專案經理都是技術人員出身,沒有受過專案管理培訓,重技術、輕管理,專案的任務細分與計劃性不夠,領導技能較弱,風險防範和成本意識缺乏,專案進度延遲、資源浪費。

1.2 制定計劃

雖然面臨著困難多、時間緊、資源有限的壓力,但我們在保持長期遠景目標的同時必須能夠立刻獲得成果以滿足企業的短期利益和需求,所以我們在對企業專案管理現狀和願景進行了充分的評估和分析後形成了“企業級專案管理的短期計畫和長期發展計畫”,將企業級專案管理的實施分為“啟動”階段(主要工作是:評估現狀、制定計劃、設立和宣傳專案管理辦公室、確定合適的此階段的工作流程)、“逐步推進”階段(主要工作是:幫助專案成功、建立專案管理工具包、建設專案經理隊伍)、“全面推進”階段(主要工作是:全面支援與改進)三個實施階段,使企業級項目管理既能夠在短期內產生效果,同時也可以持續的實現價值和產生影響。

1.3設立和宣傳專案管理辦公室

制定設立和宣傳專案管理辦公室的短期目標和長期目標,確定在啟動階段將“評估現狀、制定計劃、設立和宣傳專案管理辦公室、確定合適的此階段的工作流程”作為此階段的關鍵工作,通過電子郵件、狀況公告等形式和舉行各種會議向企業高層、各級部門和人員廣泛宣傳和溝通設立專案辦公室的目的、工作任務和如何獲得成功,使專案辦公室能夠立刻開展工作,以取得短期效果。

在人員的選擇和配備上,由於企業的專案經理都是出身于技術人員,缺乏專案管理專業知識,因此我們引進了具有一定經驗的項目管理專業人士,同時在企業內部選擇具有專案經驗的人員。在內部選擇時,我們重點關注候選人員的專案經驗、溝通能力、分析和解決問題的能力、學習能力。實踐證明在進行企業現狀評估時,他們的這些特質發揮了重大作用。我們安排專案管理專業人士直接對這類人員進行培訓,培訓內容包括了專案管理基礎知識、工具和方法使用技巧、溝通技巧、此階段工作流程等方面,在工作中兩類人員不斷的溝通和磨合,相互傳遞資訊和知識,從而快速的建立了一支高效的團隊。

1.4 確定合適的此階段的工作流程

在企業現狀調查和評估中涉及的關鍵部門和人員很多,有大量的資訊需要收集和整理,需要舉行多次定期和非定期的會議。為此,我們制定了資訊收集、處理和發佈流程,在流程中規定了如何進行文檔的配置管理,包括統一的文檔書寫格式、統一的文檔目錄、文檔的存放和讀寫許可權等,使文檔的書寫、保存和檢索非常清晰和方便;同時在流程中規定了如何舉行高效的會議,設立了兩個基本點:會前的準備和會後的跟蹤,這兩點是最容易被忽視的,但它們卻是保證會議成敗的關鍵。流程規定:會前的準備須將會議目的、議程和時間安排、預先準備和閱讀的資料等資訊提前發給參會人員並得到回饋,會議進行中須按照會議的議程和規範進行會議並做好記錄,會後的跟蹤包括寫、發會議備忘錄,制定跟蹤計畫,安排下次彙報人選等工作。

在“啟動”階段結束時,我們的短期、長期計畫和目標及其它成果,獲得了企業高層主管和關鍵干係人的認可和支持,為企業級專案管理順利進入“逐步推進”階段打下了堅實的基礎。

2、第二階段:“逐步推進”階段

2.1 幫助專案成功

為了能夠獲得實際的成果同時避免面面俱到,我們將專案按照進度延期、預算超支、專案組織渙散等條件進行了排序,這些項目或多或少都由於不充分的計畫、不明確的目標、資源衝突、溝通不良、人員士氣渙散、範圍蔓延、專案經理專案管理能力缺乏等原因而造成專案失控。項目辦公室選擇了五個優先順序最高的失控項目來幫助它們成功,評估這些項目,提供解決方案,並為實施這些方案提供計畫、諮詢、指導和專業人員的實際支持,幫助進行項目總結。幫助失控的專案成功的目的和意義在於總結經驗教訓、防止犯同樣的錯誤、評估專案團隊、為績效考核積累資料、對企業專案管理體系建設和項目文化起到了不可或缺的作用。雖然幫助失控的項目成功並不容易,但項目最終都在計畫內完成並達到了品質目標,我們在失控專案上的務實精神和取得的實際效果,得到了普遍認可。

好的開始是成功的一半,剛剛啟動的“新專案”是我們關注的重點,為新專案提供專業培訓、指導和管理,可以提高專案的成功率,為企業級專案管理的推進帶來價值。幫助專案經理正確的啟動專案,培訓專案管理基本知識、協助使用WBS(工作分解結構)和自下而上等工具和技術進行項目工作的分解、資源的分配、成本的估算、里程碑的設置、風險的識別和分析,最終建立專案計畫和基準計畫。在專案執行中幫助控制專案,指定專人對專案進行配置和品質管制,將專案成員的工作任務完成情況和專案實際執行情況真實全面的記錄到“專案大事記”中;通過比較項目基準計畫、項目風險的識別和檢查,對專案進行評估;通過電子郵件、工作報告、專案公告等形式向各級關鍵人員發佈“專案狀態報告”和“專案預警報告”,讓每一個關鍵的項目干係人都能瞭解項目的現狀和面臨的風險;如果專案出現了偏差,幫助專案人員盡可能考慮各種因素、機會和建議,把它們當作一種潛在的措施去分析研究,得出具有操作性、可靠性的糾正措施,做出決策後執行這個措施。每個專案的運作過程中都會有所收穫,同時也一定會有可吸取的教訓,這些經驗的總結與共用是企業級項目管理水準提高的寶貴財富。

幫助項目成功使我們最少獲得了如下的好處:支援了專案的組合管理,開發和配置了專案管理工具和技術,培養了部分具有實際專案管理經驗的專案經理,建立了專案的文檔/知識庫,積累了專案的成功經驗和教訓。

2.2 建立專案管理工具包

與關鍵人員進行交流,收集和鑒別正確的資訊和資料,對現有體系進行分析,找出需要優化和改進的地方,將專案管理方法論和業務流程集成,針對不同的專案類型和特點進行量體裁衣、對症下藥,建立了一系列專案管理工具包,分別適用于新產品開發專案、市場推廣專案、實施服務專案、企業團隊建設項目等,這些工具包中包含了專案管理的過程、工具、方法、規範以及績效考核規定。在研究和製作工具包時,盡可能考慮了各種因素,並力求建立的工具包滿足以下特點:1、適應性:專案管理是一個不確定性的過程,工具包應能滿足各種情況下對專案提供指導的需求,在項目實施的各個階段,它應該都是有效的。2、可操作性:首先應取得決策者的支持,其次該工具包的實施應便於操作,如果為了依據工具包進行管理而需投入大量的人力、物力就本末倒置了。3、可靠性:要求工具包的實施過程中不出現失誤,即使出現失誤也能儘快恢復正常,而不至於造成大的損失。在工具包的製作過程中,我們自始至終注意發掘新的、更好的方案,既要謹慎從事又要有勇氣提出創造性的建議。一個好的工具包是進行專案管理的基礎,對於專案的成敗,起了關鍵的作用,但建立專案工具包還只是邁出了一步,還需要結合宣傳、培訓、工作指導、考核、持續改進來保障執行。

2.3 建設項目經理隊伍

開展企業級項目管理的重要一步是建設專案經理隊伍。由於通過嚴格謹慎的選拔挑選出的專案經理的專案管理知識的普及程度比較低,因此我們同人力資源部門和培訓部門共同協作,圍繞專案經理的基本職責(對專案進行計畫、組織、領導、控制、實現專案目標),以提高專案經理的能力和熟練使用專案管理方工具包為目的,將培訓分為工作指導和正式的培訓,力求通過培訓使專案經理達到以下基本要求:具備領導意識、溝通意識、風險意識,團隊意識;瞭解衝突管理、合同管理;具有應變能力、談判能力等。培訓中,專案經理們被積極的傳達了以下理念:專業的專案經理、專業的專案管理工具和技術是專案成功的保證。
在“逐步推進”階段結束時,我們進一步推進了企業級專案管理,營造了企業級項目管理的環境,鞏固了企業級專案管理的成果。

3、第三階段:“全面開展”階段

前面兩個階段的工作為“全面開展”階段提供了豐富的經驗和穩定的環境,這個階段主要包含了“實施和維護項目管理工具包、進行項目評審和考核、進行專案資源組合、建立專案考核體系”等工作。在這個階段中,需要高層領導和所有專案經理與專案辦公室通力合作,專案辦公室必須充分重視溝通,不斷的將資訊傳遞給每一個關鍵干係人,使企業級專案管理能夠持之以恆的推進下去,並能產生長期成果。

鼓勵專案經理們逐漸使用和熟悉專案管理工具包,建立一個持續改進的過程;在專案規劃階段由專案辦公室成員對專案建立檔案,跟蹤並記錄專案的執行情況,持續的進行評審和考核,給項目經理提供實際的和有效的幫助;專案辦公室擁有寶貴而稀缺的專案經理資源,在專案經理指派時需要充分考慮專案間的資源競爭;沒有考核,等於沒有管理!有效的對專案進行績效考核和管理,成為企業推進專案管理並持續改進優化專案管理方法的重要保證。建立一套行之有效的專案考核體系,從專案開始持續到專案結束,客觀的評價專案目標績效、專案過程績效、專案成員績效。

總結:通過2年來的不斷實踐,從最初的啟動、逐步推進到現在的全面開展,企業的專案管理體系已經初見成效:單個項目的實施週期已經降為了原先時間的1/3,項目的成本已經壓縮到占合同額的14.97%;同時單個專案組的專案管理能力大幅度提升,效率最高的專案組可以同時開展5個專案的運作,企業在戰略規劃年內的可實現專案數顯著提高;專案的資料、知識積累狀況也得到了改善,通過有效的配置、監督、管理機制,專案的所有資訊(包括文檔、資料、代碼等)都得到了妥善的保存,為後續項目的進行留下了可借鑒的知識庫;專案經理以及專案組成員的專案管理能力得到了鍛煉和提升,客戶的滿意度也相應的得到了提高。

永誠貼心叮嚀:想要前往大陸發展的臺灣人絡繹不絕,除了希望能增加自己職場上的工作經驗以外,同時看準大陸13億人口的黃金市場,希望能開拓市場,成為第一攻佔大陸市場的台灣人。永誠是全台唯一專業輔導台灣人才的單位,除了輔導您取的中國大陸國際證照,並為您提供國際發展機會,與中國各大城市的知名企業、學校聯盟合作,徵求台灣人才到大陸發展,從事高階管理、顧問、教育等熱門工作。想要前進大陸,永誠主動推薦您到中國,協助您撰寫求職履歷、主動為您媒合理想工作。

想前往大陸發展嗎?大陸職業資格證照絕對是加分必備,但是近年來因考試者眾多,資格限制愈來愈嚴格,也愈來愈難考了!想考趁早,把握機會!請按此索取考試簡章;如您無法親自前往大陸考試,亦可利用推甄免試直接取得大陸證照,資格不符無法取得大陸證照者保證退費!若您對大陸證照有任何疑問,也歡迎您利用永誠線上客服系統聯絡客服人員,或撥打諮詢專線:02-5558-8558。

2008/06/20 23:50



 服務專線 02-2552-2669

 永誠部落格

  兩岸服貿協議之際,更讓兩岸創業投資、就業服務機會浮現~ 除了拼學歷文憑,更要有專業證照!

大陸職業資格證照保證班,歡迎線上諮詢,或撥打諮詢專線:
02-2552-2669。
列印






無法在此發表文章
可以在此觀看文章
無法回覆文章
無法編輯自己的文章
無法刪除自己的文章
無法發起投票調查
可以在此投票
無法上傳附加檔案(上傳圖片)
可以不經審核直接發表文章

[進階搜尋]


永誠諮詢顧問有限公司
關閉
用 LINE 與我們聯絡,即時提問,迅速回覆。用 LINE 與我們聯絡
即時提問,迅速回覆
透過行動條碼將我們加入 LINE 好友。透過行動條碼將我們加入 LINE 好友。